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Custo total de propriedade (TCO), Retorno sobre investimento (ROI) e Análise de Custo/Benefício são ferramentas de análise de negócios. Cada uma delas utiliza uma forma de aproximação diferente quando se busca responder à pergunta: quais seriam as conseqüências financeiras ou o impacto no negócio causado pela adoção de determinada ação ou decisão? É bom lembrar que não existe uma definição única ou de concordância geral a respeito do significado exato destes termos.

Algumas das características principais de cada uma destas ferramentas são detalhadas a seguir.

Custo Total de Propriedade

Também conhecido como “Custo de Propriedade” é o custo total de aquisição, instalação, utilização, manutenção, mudança e eliminação de algo, durante um período pré-definido de tempo (na maioria das vezes, seu ciclo de vida).

O TCO é normalmente utilizado em avaliações de equipamentos de hardware, equipamentos médicos e uma ampla gama de itens que apresentam alto custo de capital.

Deve-se observar que o TCO é mais do que o preço de aquisição de um produto. E normalmente representa muitas vezes mais este valor inicial. O custo total de propriedade de um computador, por exemplo, pode ser de 3 a 10 vezes maior do que seu custo de aquisição. Apenas determinar o objeto de análise sobre o qual se pretende calcular o TCO não é suficiente para se estabelecer os limites de sua análise. É preciso definir e comunicar quais são os custos pertencentes à análise e o porque de suas necessidades. A estimativa de um TCO considera apenas o lado “custo” de uma determinada análise de custo/benefício de um produto. Ela não relaciona os benefícios financeiros derivados como aumento em vendas, aumento do volume de negócios, ampliação da competitividade, dentre outros. Isto restringe em certo termo a utilização do TCO como métrica única por dois motivos:

• Somente a análise do TCO não provê as bases necessárias para a estimativa do retorno sobre o investimento e nem métricas financeiras como tempo de retorno;
• A análise do TCO sozinha é um critério de decisão único suficiente apenas quando todas as ações possíveis diferirem apenas no que diz respeito a seus custos. Além disto, elas devem possuir também os mesmos impactos positivos na operação ou performance dos negócios.

Os custos de propriedades apresentados ao final de uma análise são custos totais e não custos incrementais e possuem significados facilmente compreendidos do ponto de vista orçamentário.

Retorno sobre investimento

No meio financeiro, o ROI é definido como o retorno do capital investido, uma medida de performance da organização: o capital total da organização dividido por seus retornos ou rendimentos (antes a aplicação de impostos, taxas ou dividendos devem ser subtraídos).

Alternativamente, o ROI também é definido como o retorno sobre ativos: os rendimentos de um determinado período divididos pelo valor dos ativos utilizados para produzir aquele rendimento.

Para se maximizar o retorno sobre um investimento diversas iniciativas apresentam grande contribuição como reduções de custos, ampliação dos retornos ou diminuição dos prazos de retorno.

O significado do ROI para os negócios é evidente e de fácil compreensão. Na maioria das vezes seus resultados são apresentados na forma de métricas financeiras, como Fluxo de Caixa Líquido, tempo de retorno, entre outros. O maior problema encontrado em uma análise de ROI é a dificuldade de se estabelecer um custo de investimento real. Muitas vezes a determinação de custos arbitrários ou de “custos de oportunidade”. Outro problema apresentado refere-se ao tempo. O custo de investimento ocorre no início do ciclo de vida de determinado produto enquanto o retorno acontece nos anos subseqüentes à sua aquisição. É necessário considerar também o valor do capital ao longo do tempo. Em suma, o cálculo de ROI é mais apropriado quando tanto o custo de investimento quanto seu retorno se apresentarem em um curto espaço de tempo, estiverem muito relacionados e puderem ser derivados de forma não ambígua.

Análise de Custo/Benefício

Utilizada em planejamento, suporte a decisões, avaliação de programas e propostas. Embora este termo não tenha uma definição mais precisa, define-se como a análise das implicações onde tanto os impactos positivos e negativos são sumarizados e confrontados mutuamente.

Uma boa análise de custo/benefício para uma determinada ação deve incluir uma dimensão temporal e outras características de um bom cenário de negócios. Deve-se considerar as expectativas de retorno e dispêndio ao longo de um tempo pré-estabelecido bem como os modelos de custo e benefícios que determinam o que deve ser incluído neste cenário ou não.

Uma análise de custo/benefício busca quantificar cada benefício e cada custo a ser incluído em uma análise financeira, mesmo aqueles custos e/ou benefícios denominados intangíveis ou ocultos. Ela também preocupa-se em não omitir nenhum custo ou benefício não quantificável. É importante tentar quantificar o máximo possível: se nenhum valor financeiro é associado a determinado custo ou benefício, estes não contribuirão em nada à análise financeira. Uma organização pode investir em tecnologia na tentativa de “melhorar sua imagem”, ampliar a satisfação de seus clientes ou criar um “ambiente de trabalho mais profissional”. Mas qual valor monetário seria creditado a estes benefícios?

A análise de custo/benefício normalmente representa custos e benefícios incrementais. Um erro comum em uma análise é misturar custos/benefícios incrementais com dados totais na mesma análise. O resultado financeiro mais útil de uma análise de custo/benefício é a representação de um sumário de fluxo de caixa ao longo do tempo. Esta é a base para o cálculo de métricas financeiras padrão. Se o fluxo de caixa também apresentar custos e benefícios individuais ele pode servir também como uma efetiva ferramenta de gerenciamento de riscos e para otimização de retorno.